Хранение документации: виды

downloadВ современном мире для работы любой организации требуются документы. Договора, счета, акты выполненных работ, транспортные накладные – вот лишь малый перечень документов, которые используются каждой организацией. Часто возникает проблема хранения таких бумаг: как долго их хранить, где и каким образом? Попробуем разобраться.

Срок хранения документации

Документы подразделяются на типы в зависимости от назначения. Каждый тип имеет свой срок хранения. Существуют бумаги, ценность которых теряется сразу после выполнения определенной операции. Такие документы хранить не требуется. Другой тип документов важен на протяжении всего периода работы предприятия. Такие бумаги нельзя уничтожать. Сроки хранения разнообразной документации регламентируются законодательством нашей страны.

Виды хранения

Существуют следующие виды хранения документов:

  • Архивное. Такое хранение включает в себя бухгалтерскую и государственную документацию. Бумаги в рамках данного вида хранятся не менее 5 лет. Отдельные формы документации сохраняются на протяжении 10-75 лет. Существует ряд бумаг, которые не подлежат уничтожению. Архивное хранение требует выделения под документы специального помещения или его части. В нем должна соблюдаться определенная температура. Воздух не должен быть влажным. Документы должны быть защищены от возгорания.
  • Бухгалтерское. Хранение этого вида предполагает содержание документов в офисе или за его пределами. Внеофисное хранение существенно отличается от офисного. Оно подразумевает под собой хранение документов в архиве, предоставляемом сторонней организацией, которая профессионально занимается хранением доверенных документов и организацией документооборота компании-заказчика. Внеофисное хранение позволяет сохранить свободное пространство в офисе и минимизировать затраты труда сотрудников компании на проведение классификации и подшивки документов. Стоит отметить, что внеофисное хранение документов в сторонней организации обходится значительно дешевле, чем создание собственного архива или архивного отдела. Организацией архивного хранения документации на www.archiv.ru занимается компания «Делис Архив», ее сотрудники эффективно организуют хранение большого объёма документов.
  • Государственное. Хранение данного вида предполагает содержание документации в государственных архивах. Перед отправкой в такие архивы бумаги должным образом оформляются: сначала проводится оценка их юридической значимости, потом составляется опись дел и производится переплёт документов.

Метод хранения документов определяется руководством каждого предприятия исходя из величины документооборота компании и способа ведения финансово-хозяйственной деятельности.

 
Статья прочитана 49 раз(a).
 

Еще из этой рубрики: